Мой опыт деловой переписки в США

Когда я пришла работать в рекламное агентство в Украине, я ничего не понимала в деловой переписке. За годы работы там я достаточно хорошо научилась правильно общаться с клиентами и сотрудниками. Мне отлично запомнился важный урок: всегда пишите коллеге так, как если это письмо позже будет отправлено клиенту.

Когда я приехала в США мне надо было самой искать клиентов, и я первым делом пошла на площадки для фрилансеров. У меня больше не было аккаунт-менеджера, который за меня вел все общение с клиентом и мне надо было изучить правила делового переписки с американцами. Я задавала много вопросов американцам, копировала то, что писали мне, изучала с каких слов они начинают переписку и какими заканчивают, искала шаблоны в интернете и читала множество статьей. Чуть позже я устроилась на работу и у меня было несколько американских подрядчиков в подчинение. Я наблюдала за их общением со мной, училась тому, как они продают и как доносят результаты работы.

Я составила свой список важных моментов при email переписке с американцами:

  • Заголовок. У каждого письма должен быть заголовок. Это правило для всех стран и языков, но, тем не менее, люди или не знакомы с этим правилом деловой переписки, или игнорируют его, считая не важным. Я ни разу не встретила в США писем без заголовков, а украинцы по-прежнему продолжают мне слать такие письма.
  • Как начать письмо? Когда письмо отправляется незнакомому человеку, то его часто начинают с фразы: «Dear Имя». Как правило, такие письма пишут работодателям и потенциальным клиентам. Безусловно, если Вы пишите важное письмо, то необходимо сделать все, что бы найти имя адресата. На сегодняшний день существует огромное количество социальных сетей, с помощью которых можно найти имя нужного человека. В первую очередь стоит заглянуть на LinkedIn. В США LinkedIn очень популярен, и там можно отыскать почти кого-угодно. В крайнем случае, если делается быстрая рассылка по работодателям, то можно начать письмо с фразы «Dear Hiring Manager», или по клиентам на фрилансе, у которых обычно указан только никнейм, — «Dear Client», «Dear Никнейм».
  • Упрощенное начало письма. Иногда обращение совсем упрощают и начинают письмо просто с имени, но если это на самом деле очень важное письмо, то я бы советовала все же использовать «Dear Имя».
  • После обращения, вместо привычной нам точки или восклицательного знака, американцы ставят запятую и продолжают письмо с новой строки и с заглавной буквы.
  • Hi или Hello? Американцы часто используют даже в деловой переписке просто «Hi» в начале письма. Но все же лучше начать с «Hello», и если собеседник ответит «Hi», то в следующих письмах можно писать «Hi».
  • Будьте вежливыми. Американский сервис отличается особой вежливостью, поэтому обязательно используйте «Please». Это смягчает тон. Если хотите обратить на что-то внимание, например, на какие-то свои достижения, то можно написать «Please note».
  • «Would» — отличный и уместный глагол почти всегда. Его используют при обращении к руководству или вышестоящим лицам. Он никогда не будет лишним. Например, «Would you like to discuss it?».
  • Используйте союзы. (To begin with.., However.., Additionally., Because..). С помощью союзов вы добьётесь связности и логичности предложения.
  • Всегда отвечайте всем. Простая кнопка “reply all” (ответить всем) вместо обычной “reply” покажет ваше понимание правил делового общения и уважение ко всем, кто находится в копии письма. Стоит приучить себя всегда нажимать “reply all” не зависимо от того, одному человеку вы отвечаете или нескольким. В дальнейшем эта привычка поможет избежать ситуации, когда вы случайно ответили не всем, кто был в копии письма. Я считаю, что это равносильно тому, что сидеть за столом переговоров с несколькими людьми и при этом смотреть и общаться только с одним человеком.
  • Модальные глаголы. «Might» и «Could» используют, когда надо в чем-то убедить собеседника и склонить к каким-то действиям.
  • Не используйте разные шрифты, цвета, курсив и полужирный текст. Также не забывайте, что при копировании части текста из другого письма адресат получит письмо, в котором эта часть будет закрашена другим цветом. Поэтому либо очистите формат при копировании, либо перепечатайте вручную данный фрагмент текста.
  • «Looking forward to». Очень распространенное выражение. Этой фразой вы сообщаете собеседнику, что ждете от него ответа, звонка, встречи, будущего сотрудничества и т.д Например, «Looking forward to speaking with you» (с нетерпением жду нашего разговора), «Looking forward to your reply» («с нетерпением жду ответа»).
  • Как закончить письмо? В конце письма американцы пишут:
    «Sincerely,
    Name»;
    «Best regards,
    Name»;
    «Regards,
    Name»

Пример сопроводительного письма при отправке резюме:

[Your Name]
[Street Address]
[City, St Zip]
[Optional – Email Address]

[Today’s Date]

[Name of Recipient]
[Title]
[Company]
[Address]
[City, St Zip]

Dear [Name of Recipient],

[Introduce yourself and what job you would like to be considered for. Try to personalize the introduction if possible by including details about past encounters with the recipient or details about third parties who may be referring you to the job. Make it interesting so the reader will continue reading.]

[Discuss 3 or 4 characteristics or traits that set you apart. Provide stories, facts and details which demonstrate these traits in the work place. Consider using formatting such as bullets, bold and italics to draw attention to important information.]

[Close by wrapping it all up and calling the reader to action. Ask them for an interview or a response]

Sincerely (or Respectfully Yours),
[Typed Name]

 

 

В интернете можно найти огромное количество шаблонов писем для абсолютно разных целей.

Вот несколько примеров:

 

Но не забывайте, что никто не любит шаблонных писем и всегда стоит добавить что-то от себя, чтобы подчеркнуть свою индивидуальность при переписке.

 

Если захотите более детально разобраться в правилах деловой переписки с американцами, то советую книгу “Kind Regards” aвторa Дон-Мишель Бод

i-book



 

Обсуждение: